小さい会社の1人SEの開発記というか奮戦記

新型コロナウイルスの影響で、「テレワーク」のニーズが高まる現在、切り札となるのが、「Microsoft Teams」です。Office 365を導入していれば今日からすぐに活用できます。今回は外部の参加者をTeamsのWeb会議に招待する手順をまとめます。

関連ページ
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→「Microsoft Teams を1年強使ってみた考察【Office365】」
→「Microsoft Teams のチャンネルに登録されたゲストはパスワード登録が必要【Office365】」
→「トラブルシュート Microsoft Teams でヘッドセットが使えない【Office365】」
→「Office365 Business の説明を稟議書作成向けにまとめました【Office365】」

外部の参加者を招待するには

Microsoft Teamsには「マイクロソフトアカウント」を持っている人を招待できることが確認できています。

よって、最初の作業は「マイクロソフトアカウントが使えるか」を招待される側の方に確認してもらう事になります。

ゲスト参加準備チェックリスト

以下のような感じでチェックリストを準備しました。同内容をエクセルで作成すれば簡単に使えると思います。

参考：「Microsoft Teams のチャンネルに登録されたゲストはパスワード登録が必要【Office365】」

Web会議(Teams)ゲスト参加準備チェックリスト

No.	アイテム	操作	完了日	備考
1	Microsoft アカウントの確認	マイクロソフトのホームページ から確認する		Teamsに参加するにはMicrosoftアカウント必須
2	Microsoft アカウントのメモ			メールアドレス
3	Microsoft アカウントのパスワードメモ			無いといわれた場合は新規登録【重要】
4	ゲスト登録	※使用者側の操作はありません		管理側処理
5	Teams パスワードメモ			ゲスト登録メールのリンクから登録【重要】
6	Teams 表示名メモ	「会社略称　氏名」を推奨		ゲスト登録メールのリンクから登録
7	無料版 Teams インストール	Microsoft Teams を無料で入手 の下側、64ビット版を推奨		Office365をインストールしたPCはインストール済

マイクロソフトアカウントの確認方法

以下のurlからマイクロソフトアカウントを確認してもらいます。
https://account.microsoft.com/account?lang=ja-JP

[Microsoft アカウントでサインイン] をクリックします。

サインイン画面が表示されますので、使用する「メールアドレス」を入力し、[次へ]をクリックします。

パスワード入力画面が表示されますので、「パスワード」を入力し、[サインイン]をクリックします。

「マイクロソフトアカウント｜ホーム」が開けばアカウントの確認は完了です。

外部の参加者をTeamsの会議に招待する

招待する手順をまとめて行きます。招待する側の人は「Microsoft Teams に登録が完了している事」が前提になります。

Teams を起動し「予定表」タブ → [＋新しい会議]ボタンをクリックします。

まず一般的な会議開催通知に必要な内容を記述します。赤で囲んだ「必須出席者を追加」に招待する方のメールアドレスを登録します。登録が完了した方は枠内に表示されます。入力完了後、[送信]ボタンをクリックします。

正常に登録が完了すれば、予定表に登録したが会議が表示されます。

Teams の会議への参加方法

招待された方のメールアドレスに開催通知がメールで配布されますので、本文の「Join Microsoft Teams Meeting」をクリックします

招待される側は「Teamsがインストールされていない前提」なので、[代わりにWeb上で参加]をクリックします。
(Teamsがインストールされていれば起動します。)

マイクロソフトアカウントのサインインが求められますので、サインインを行います。

サインインを完了すると「Teamsの会議室」が表示されます。[今すぐ参加]ボタンクリックで参加できます。
①のボタンでビデオ画像の発信、②のボタンで音声の発信を行うことができます。

無事会議に出席できると会議の参加者が表示されます。(この画像は私しか入っていません。スミマセン)
赤丸の受話器のボタンで「会議室を退席」できます。

まとめ

走り書きですが外部の参加者を招待する手順をまとめました。
この手順で取引先の方とも簡単にWeb会議が開けます。「これでバシバシ出張費を削減できますね。」

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→「Office365 Business の説明を稟議書作成向けにまとめました【Office365】」

 

追記：無料版 Microsoft Teams ダウンロードサイト

使い込んでみるとやはりアプリの方が便利です。無料版のインストールをお薦めします。
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/free

参考

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