自分が使う分にはとても便利なOffice365ですが、一般社員に説明や大量導入に向けて役員稟議を書こうとするとある程度知識が必要になります。今回はあらためて「Office365 Business って何？」についてまとめます。
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Office365 Business って何？
一言で言うと「ユーザー数300名以下の企業または組織に向けた最新のデスクトップアプリケーション(Microsoft Office)と最新のグループウェアサービスをセットにしたマイクロソフト社のサービス」です。
私の周りには Microsoft Office の新バージョンの事だと思っている人が多数いますが、それはOffice365の機能の一部です。
Office Home & Business 2019 との比較
まず分かり易くコストと機能を比較したいと思います。
今「Office Home & Business 2016」を使っていますのでこれと比較したかったのですが、マイクロソフトのサイトがすでに2019になっていましたのでそちらと比較する事にしました。
| 名称 | Office 365 Business Premium | Office Home & Business 2019 |
|---|---|---|
| 金額 | 1,360円 (ユーザー/月相当 年間契約) | 37,584円 (買い切り) |
| アプリケーション |  Outlook、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteAccess と Publisher は Windows PC のみ |
 Outlook、Word、Excel、PowerPoint |
| サービス |  メールボックス 50 GB、OneDrive ストレージ 1 TB、全社イントラネットやチーム サイトを SharePoint で作成、オンライン ミーティングやビデオ会議 (最大 250 人) |
含まれません |
| 使用可能なデバイス | 1 ライセンスでユーザー 1 人あたり 5 台のスマートフォン、5 台のタブレット、5 台の Windows PC または Mac にフル機能の Office アプリをインストール可能 | 同一ユーザーが使用する 2 台の Windows PC または Mac |
参考：Office Home & Business 2019価格、Office 365 Business Premium価格
Office 365 Business Premium は、共通ユーザーでPCとタブレットを使っている場合非常に有利なライセンスになっている事が分かります。
Office 365 導入に対する稟議の訴求ポイント
稟議書を書く前提で考える訴求ポイントは「機能追加」＆「コストダウン」の組合せ。単純にコストダウンだけで会話するると「28ヶ月以上使うと買取の方が安い」という話になってしまうので注意が必要です。特にメールサーバー、ファイルサーバー、出張旅費に課題を抱えている場合はその対策と称して即刻導入検討を行うことをお薦めします。
メールサーバーに課題を抱えている場合
- Exchangeサービスを利用することで、50GB/ライセンスのクラウドメールボックスを使うことができる。クラウド化のメリットとしてＷeb環境さえあればどこからでも使えるというメリットがある。
- メールサーバの老朽化対策や有料メールサービスのコストダウンを図る事ができる。
ファイルサーバーに課題を抱えている場合
- 昔から使っているファイルサーバーが容量不足で「古いファイルを消して下さい」という依頼を出すケースがある。OneDrive for Business で1ライセンス当たりストレージ1TBが割当られるので大部分のメンバーが容量不足から解放される。また、マイクロソフトが99.9%の稼働保証をしているのでハードウエア運用トラブル対応は実質行わなくても良くなる。
- イントラネットのファイル共有にSharePointサービスを使用する事で、簡単なグループウエアを構築する事ができる。
- クラウドに保存されるので利用場所を気にすることが無い。インターネット環境があって、アカウントとパスワードが分かっていればどこからでも使える。
出張旅費に課題を抱えている場合
- 導入と並行し「営業業務以外の出張は禁止する。Web会議で対応せよ。」と言う指示を出すことで「前期比半減」を目標にする。
- Microsoft Teams を導入する事でチャンネルに登録した人だけで会議や資料の共有を行うことができる。
- Microsoft Teams は参加者最大250人のオンライン会議室をマイクロソフトが提供するので自社でハードウエアの準備が不要。
マイクロソフトアクセスを使いたい場合
- Office Home & Business にはアクセスが含まれていない。個別にアクセスを購入するよりOffice365を購入した方がコストメリットがある。
- 購入済の Office Home & Business ライセンスはアクセスを使わない別のユーザーに回せば良い。
まとめ
私は「Office365の導入がTCO(Total Cost of Ownership)の削減に役に立つ。」と思って導入を推進しています。
この記事を読んで賛成頂き、Office365を導入して、IT管理業務が楽になったSEが1人でもいれば幸いです。
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