実際に使っているとなんでもできてしまいそうなExcelですが、じつはかなりの得意・不得意があります。「効率的」を考えると、ドキュメントはWordかPowerPointを使った方がはるかに便利だったり、大量のデータを再利用しやすい形で保管するにはAccessの方がよっぽど効率的だったりします。今回はExcelからアクセスを使うと何がいいのかと、少し注意した方がいい点をまとめます。
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ExcelとAccessを連携するメリット
Accessはデータベースソフトです。データベースとは決められた形式で管理されているデータの集合体の事です。純粋にデータのみを集めていますので非常に大きな数のデータを格納する事ができます。ルールに従って管理されているデータの集合体なので膨大なデータの中からでも迅速に検索を行うことができます。
AccessとExcelの「いいとこ取りで」スマートなシステムを構築しましょう。具体的には、データ管理・検索はAccess、分析・資料作成はExcelと機能を明確に分け連携させて使うことで、単体で利用するよりも効率よくデータを取り扱うことができます。
ExcelとAccessを連携するのに必要な技術
連携するには普段は使わない技術を使います。必要な技術を以下で簡単に紹介します。
| RDBMS | データベースシステムの1つで、テーブル型にデーターを管理する方式をリレーショナルデータベースマネジメントシステムと言います。同時に複数のテーブルを利用する事ができ、テーブルをまたいだデータの抽出を行うことができます。 |
|---|---|
| VBAとVBE | VBAはMicrosoft Office シリーズで使うプログラミング言語の事です。WordやPowerPointでも使えます。このプログラムを編集するソフトをVBE(Visual Basic Editor)と言います。 |
| ADO | ActiveX Data Objects で、Microsoftが提唱しているデータベースアクセス技術の一つです。ExcelからAccessに接続し、コントロールストことに使います。 |
| クエリとSQL | データベースに格納されたデータを取り出したり、更新したりする際にデータベース問合せをという作業を行う必要があります。この問い合わせの事をクエリと呼びます。また、データベースに問い合わせをする際に使う言語をSQL(Structured Query Lunguage)と呼びます。 |
運用についての注意点
データの扱いについて気にしておきたいことが２つあります。運用にもかかわって来ますので検討はしっかり行いましょう。
データーは一元管理しましょう
ExcelでもAccessでも情報を持っているという状況ではどちらが最新か分からなくなり必ず混乱します。Accessでデータ管理、Excelで加工というルールを徹底して下さい。
多人数で運用する場合は、Accessに格納されているデータが必ず正しいデータという認識を全員が持って運営する事が重要です。必要であれば運用ルールやチェック体制を設けて管理を確実に行っていきましょう。
データ型に注意しましょう
テーブルの中にフィールドを定義する際、それぞれにデータ型を定義する必要があります。特に数値型や日付／時刻型は誤って設定すると計算が正しく行われなくなりますので注意しましょう。代表的なデータ型を以下に記します。
| 長整数型 | 整数を使う際に使用する |
|---|---|
| 倍精度浮動小数点型 | 小数点以下の数値を使う際に使用する |
| テキスト型 | 「短いテキスト」と「長いテキスト」の２種類ある。通常は短いテキストで充分 |
| 日付／時刻型 | 日付と時刻を扱う型。様々な書式を選ぶ事ができる |
| オートナンバー型 | 自動で割り当てられる数値型。一度設定したら変更できない。主キー向き |
| 通貨型 | 各通貨の単位に区切り文字、¥などの表示ができる |
| Yes／No型 | チェックボックスの様な見た目で操作できる |
まとめ
基本的なところは以上になります。今後は少し具体的なことを書いて行こうと思います。
最終的にはフロントのUIはExcel、バックエンドのデータベースは Azure SQL Database という形になるのかな？と思っています。
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